Tips & adviezen
De financiële administratie: dé basis van elke onderneming
De meeste ondernemers houden niet van het bijhouden van hun financiële administratie. Zij vinden het een ingewikkelde en saaie klus en geven het daarom niet de aandacht die het verdient. Heel onverstandig want risico’s zoals een stuurloze onderneming en het indienen van onjuiste btw-aangiften liggen op de loer. In dit artikel beschrijven wij de vier redenen van de noodzaak van het structureel en consequent bijhouden van uw financiële administratie.
Reden 1: Uw administratie is de basis van uw bedrijf
Een juist en volledig verwerkte financiële administratie is van essentieel belang voor de periodieke aangifte omzetbelasting (btw). U voert de boekhouding echter niet alleen omdat het van de Belastingdienst moet. Een accurate boekhouding vormt de basis voor het gewenste inzicht in uw omzet, kosten en winst. Zonder juiste en volledige administratie is uw onderneming, of deze nu groot of klein is, financieel stuurloos. Met de waardevolle informatie uit uw financiële administratie bent u in staat om:
- weloverwogen besluiten te nemen;
- rendementen te verbeteren;
- de bedrijfsactiviteiten te optimaliseren;
- u volledig te richten op uw echte werkzaamheden.
Is uw financiële administratie up-to-date dan verkrijgt u snel en eenvoudig de antwoorden op vragen als:
- Hoeveel klanten heeft u momenteel?
- Hoeveel daarvan moeten uw facturen nog betalen?
- Welke leveranciers bent u zelf nog geld schuldig?
- Hoeveel omzet heeft u de afgelopen periode gedraaid?
- Kunt u die investering eigenlijk op dit moment wel doen?
- Heeft u nog budget over voor die marketingcampagne?
Reden 2: Uw administratie vormt de basis voor de jaarcijfers
Heeft u de financiële administratie van uw onderneming op orde? Dan kunt u, of uw belastingadviseur, op een efficiënte wijze de jaarcijfers ofwel jaarrekening van uw onderneming samenstellen en de jaarcijfers in uw aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting (voor bv's) verwerken. Uiterst belangrijk want zoals uw financiële administratie de basis vormt voor uw onderneming, is de jaarrekening de basis voor de financiële en fiscale verantwoording van uw bedrijf. Betrouwbare informatie over het financiële reilen en zeilen van uw onderneming in de vorm van de jaarrekening is van wezenlijk belang voor:
- Financiers; als u geld bij de bank wilt lenen of heeft geleend, vraagt de bank in de meeste gevallen naar uw jaarrekening.
- Investeerders
- Pensioenverzekeraars en intermediairs
- Aandeelhouders en toezichthouders
- De fiscus; iedere ondernemer dient financiële verantwoording af te leggen aan de Belastingdienst. De gegevens uit de jaarrekening worden opgenomen in uw aangifte inkomstenbelasting en voor bv's in de aangifte vennootschapsbelasting.
Op basis van de jaarrekening kunnen voornoemde partijen weloverwogen financiële besluiten over uw onderneming nemen.
Reden 3: U bent klaar voor elke belastingcontrole
Kunt u bij een controle van de Belastingdienst geen juiste en volledige administratie overleggen? Dan kan de Belastingdienst uw administratie verwerpen en zelf een schatting maken van uw omzet en winst. Bent u het met die schatting niet eens, dan moet u bewijzen dat de schatting onjuist is. Dit is vele malen lastiger dan uw administratie bijhouden.
Onvolkomenheden financiële administratie
Bij een (deel)controle van de Belastingdienst komen regelmatig de volgende onvolkomenheden aan het licht:
- De (digitale) facturen worden op een onjuiste manier bewaard;
- Er wordt niet aan de bewaartermijn van administratieve stukken voldaan;
- De btw op facturen is ten onrechte in aftrek gebracht;
- De facturen staan op een onjuiste naam.
Financiële gevolgen
De onvolkomenheden kunnen kleine en grote financiële gevolgen hebben. Zeker is dat het tijd kost en vaak tot discussie met de Belastingdienst leidt. En door op voorhand zelf aandacht te geven aan de regels die gelden en aan de wijze waarop deze worden toegepast in de onderneming wordt u zich bewust van de risico’s. Op die manier kunt u de maatregelen nemen die nodig zijn voor een optimale verslaglegging via de administratie. Voorkomen is beter dan genezen. En is er een ‘dokter’ nodig dan is die binnen handbereik. Neem contact op met één van de adviseurs van Belastica.
Reden 4: Consequent uw administratie bijhouden bespaart tijd!
Als u de administratie regelmatig bijhoudt, wekelijks of zelfs dagelijks, behaalt u tijdwinst. U hoeft namelijk niets op of uit te zoeken, want u hebt alle stukken meteen bij de hand (digitaal en/op papier). Wie zijn/haar administratie op orde heeft, kan ook snel en eenvoudig gegevens voor het samenstellen van de jaarrekening aanleveren of vragen van de belastingadviseur of accountant beantwoorden.
Boekhouding digitaliseren
Het digitaal bijhouden en verwerken van uw financiële administratie biedt vele voordelen. Of u nu thuis of onderweg bent, u scant en verzendt eenvoudig uw facturen en bonnen naar uw online boekhouding. En door middel van een automatische bankkoppeling staan de bankmutaties dagelijks klaar voor verwerking. Hierdoor kunt u niet alleen efficiënter samenwerken met uw boekhouder/adviseur, het bespaart u ook tijd en kosten.
Zelf de administratie bijhouden of uitbesteden?
Zoals we in het begin schreven, is de administratie bijhouden niet iets dat elke ondernemer van nature leuk vindt om te doen. Maar dat wil niet zeggen, dat u het niet zou kunnen. De nadelen van het zelf bijhouden van de administratie is dat het specifieke (boekhoud)kennis vereist én de administratie tijd vergt die u eigenlijk niet heeft óf wilt missen. Niet alleen in het bijhouden van de administratie en het doen van de periodieke belastingaangiften gaat tijd zitten, u moet ook op de hoogte blijven van alle (wettelijke) regels. Het vereist specifieke kennis. Is de administratie ingewikkelder, bijvoorbeeld omdat u personeel in dienst heeft, dan gaat er nog meer tijd in zitten. Uitbesteden kan daarom een betere keuze voor u zijn.
Concentreert u zich liever op uw echte bedrijfsactiviteiten en de groei & ontwikkeling van uw onderneming? Wij nemen deze taak graag van u over, geheel naar uw behoefte:
- permanent of tijdelijk bij grote drukte of bij afwezigheid van uw administratief medewerker(s).
- volledig of gedeeltelijk.
Geeft u de voorkeur aan het zelf verwerken van uw administratie in een (online) boekhoudprogramma, dan:
- begeleiden en coachen wij u hierbij
- controleren wij uw administratie
- stellen wij de periodieke rapportages en belastingaangiften samen
Maak een afspraak voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek waarin we uw wensen en de mogelijkheden bespreken.