Tips & adviezen
Dé redenen waarom het bijhouden van uw administratie essentieel is
De administratie bijhouden is voor veel ondernemers verreweg het minst favoriete klusje. Zij houden zich liever bezig met het uitoefenen van hun vak, datgene dat zij leuk vinden. Schuift u het doen van uw administratie ook liever voor u uit tot het allerlaatste moment? In dit artikel leest u dé redenen waarom het belangrijk is om het structureel en consequent bijhouden van uw financiële administratie prioriteit te geven.
Reden 1: Uw administratie is de basis van uw bedrijf
De financiële administratie van uw onderneming vormt niet alleen de basis voor uw periodieke aangifte omzetbelasting (btw). Een juist opgezette en volledige administratie is van essentieel belang voor een goede bedrijfsvoering en het gewenste inzicht in uw omzet, kosten en winst. Zonder juiste en volledige administratie is uw onderneming, of deze nu groot of klein is, financieel stuurloos.
- Hoeveel klanten heeft u momenteel?
- Hoeveel daarvan moeten uw facturen nog betalen?
- Welke leveranciers bent u zelf nog geld schuldig?
- Hoeveel omzet heeft u de afgelopen periode gedraaid?
- Kunt u die investering eigenlijk op dit moment wel doen?
- Heeft u nog budget over voor die marketingcampagne?
Een administratie regelmatig en consequent bijhouden doet u dus niet alleen omdat het moet (lees: wettelijk verplicht is). Op basis van een actuele en volledige administratie kunt voornoemde terugkerende vragen beantwoorden. Wie zijn administratie op orde heeft, heeft inzicht in hoe zijn bedrijf ervoor staat. Met deze waardevolle informatie bent u in staat om:
- weloverwogen besluiten te nemen
- rendementen te verbeteren
- de bedrijfsactiviteiten te optimaliseren
- u volledig te richten op uw werkzaamheden
Reden 2: Uw administratie vormt de basis voor de jaarcijfers
Heeft u de financiële administratie van uw onderneming op orde? Dan kunt u, of uw belastingadviseur, op een juiste manier de jaarcijfers ofwel jaarrekening van uw onderneming samenstellen en de jaarcijfers in uw aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting (voor bv's) verwerken. Uiterst belangrijk want zoals uw financiële administratie de basis vormt voor uw onderneming, is de jaarrekening tenslotte de basis voor de financiële en fiscale verantwoording van uw bedrijf. Tevens is betrouwbare informatie over het financiële reilen en zeilen van uw onderneming in de vorm van de jaarrekening van wezenlijk belang voor:
- Financierders; als u geld bij de bank wilt lenen of heeft geleend, vraagt de bank in de meeste gevallen naar uw jaarrekening.
- Investeerders
- Pensioenverzekeraars en intermediairs
- Aandeelhouders en toezichthouders
- De fiscus; iedere ondernemer dient financiële verantwoording af te leggen aan de Belastingdienst. De gegevens uit de jaarrekening worden opgenomen in uw aangifte inkomstenbelasting en voor bv's in de aangifte vennootschapsbelasting.
Op basis van de jaarrekening kunnen voornoemde partijen weloverwogen financiële besluiten over uw onderneming nemen.
Reden 3: U bent klaar voor elke belastingcontrole
Nog een reden om de administratie goed bij te houden is dat u bij een controle van de Belastingdienst een juist en volledige administratie moet kunnen overleggen. Kunt u dat niet? Dan kan de Belastingdienst uw administratie verwerpen en zelf een schatting maken van uw omzet en winst. Bent u het met die schatting niet eens, dan moet u bewijzen dat de schatting onjuist is. En dat is vele malen lastiger dan uw administratie bijhouden!
Onvolkomenheden financiële administratie
Bij een (deel)controle van de Belastingdienst komen regelmatig de volgende onvolkomenheden aan het licht:
- De (digitale) facturen worden op een onjuiste manier bewaard;
- Er wordt niet aan de bewaartermijn van administratieve stukken voldaan;
- De btw op facturen is ten onrechte in aftrek gebracht;
- De facturen staan op een onjuiste naam.
Financiële gevolgen
De onvolkomenheden kunnen kleine en grote financiële gevolgen hebben. Zeker is dat het tijd kost en vaak tot discussie met de Belastingdienst leidt. En door op voorhand zelf aandacht te geven aan de regels die gelden en aan de wijze waarop deze worden toegepast in de onderneming wordt u zich bewust van de risico’s. Op die manier kunt u de maatregelen nemen die nodig zijn voor een optimale verslaglegging via de administratie. Voorkomen is beter dan genezen. En is er een ‘dokter’ nodig dan is die binnen handbereik. Neem contact op met één van de adviseurs van Belastica.
Reden 4: Consequent uw administratie bijhouden scheelt tijd!
Als u als ondernemer de administratie wekelijks of zelfs dagelijks bijhoudt, ben er daar veel sneller mee klaar. U hoeft namelijk niets te zoeken, want u heeft alle stukken meteen bij de hand (digitaal en/op papier). Wie zijn administratie op orde heeft, kan ook snel en eenvoudig gegevens voor het samenstellen van de jaarrekening aanleveren of vragen van zijn/haar belastingadviseur of accountant beantwoorden.
Zelf de administratie bijhouden of uitbesteden?
Zoals in het begin van dit artikel vermeld, is de administratie bijhouden niet iets dat elke ondernemer van nature leuk vindt om te doen. Maar dat wil niet zeggen, dat u het niet zou kunnen. De nadelen van het zelf bijhouden van de administratie is dat het specifieke (boekhoud)kennis vereist én de administratie tijd vergt die u eigenlijk niet heeft óf wilt missen. Niet alleen in het bijhouden van de administratie en het doen van de periodieke belastingaangiften gaat tijd zitten, u moet ook op de hoogte blijven van alle (wettelijke) regels. Het vereist specifieke kennis. Is de administratie ingewikkelder, bijvoorbeeld omdat u personeel in dienst heeft, dan gaat er nog meer tijd in zitten. Uitbesteden kan daarom een betere keuze voor u zijn.
Concentreert u zich liever op uw echte bedrijfsactiviteiten en de groei & ontwikkeling van uw onderneming. Wij nemen deze taak graag van u over, geheel naar uw behoefte:
- permanent / tijdelijk bij grote drukte of bij afwezigheid van uw administratief medewerker(s).
- volledig of gedeeltelijk.
Geeft u de voorkeur aan het zelf verwerken van uw administratie in een (online) boekhoudprogramma, dan:
- begeleiden en coachen wij u hierbij
- controleren uw administratie
- stellen wij de periodieke rapportages samen
Maak een afspraak voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek waarin we de mogelijkheden en uw wensen bespreken.