Tips & adviezen
Ondernemer, hoe moet u administratieve bescheiden zoals facturen bewaren?
Het lijkt zo eenvoudig de administratiegegevens bewaren. Maar zo simpel als het lijkt, is het vaak niet. Zelfs digitale facturen worden vaak op een verkeerde manier bewaard. Zo is het niet goed als de factuur wordt geprint en het originele digitale bestand wordt verwijderd. Een ander voorbeeld van een onjuiste manier van bewaren is het scannen van de papieren factuur en vervolgens weggooien van die originele factuur.
Welke eisen en regels gelden voor het bewaren van facturen?
Elke ondernemer moet aan kunnen tonen dat facturen niet zijn gewijzigd na ontvangst en/of verzending. Om dit aan te kunnen tonen is het belangrijk facturen te verzenden in een niet bewerkbare format bijvoorbeeld door een factuur om te zetten naar een PDF-bestand.
Hoe moet het bewaren van de facturen en andere bescheiden van de administratie dan wel?
Het is verplicht facturen in hun originele vorm te bewaren. Ofwel een factuur die digitaal ontvangen wordt moet ook digitaal worden opgeslagen. Daarnaast is het ook verstandig de bijbehorende e-mail te bewaren. De bewaarplicht beperkt zich niet tot de facturen, ook voor de opdrachtbevestigingen en betalingsbewijzen geldt een bewaarplicht.
Een factuur op de toekomst voorbereid
Ook in de toekomst moeten de gegevens benaderbaar en reproduceerbaar zijn. Dus ook na een computercrash of wijziging van een netwerk of besturingssysteem moeten de gegevens aangeleverd kunnen worden. De beveiliging en continuïteit van de systemen zijn dus van wezenlijk belang voor het kunnen voldoen aan deze eis.
Opbouwen digitaal archief
Om facturen en andere bescheiden snel terug te kunnen zoeken en aan te leveren bij een controle is het verstandig een digitaal archief op te bouwen of de facturen te laten koppelen met uw financiële administratie.
Wilt u zeker zijn dat uw administratie voldoet wordt aan de juiste bewaarwijze:
- Laat dan een controlescan van uw bewaarsysteem uitvoeren en/of;
- Laat de facturen koppelen en integreren met uw financiële administratie.
Als u de administratie en facturen wilt koppelen en opslaan in uw digitale archief kunt u bijvoorbeeld gebruik maken van de mogelijkheid de administratie en de daarbij behorende facturen digitaal aan te leveren aan Belastica. Uw facturen worden dan integraal verwerkt en blijven ook in de toekomst benaderbaar via uw digitale archief en uw financiële administratie.
Een goede koppeling tussen uw facturen en de financiële administratie: een probleem opgelost en een zorg minder.
Serie artikelen over administratieve bewaarplicht en factuureisen
Dit artikel maakt onderdeel uit van een serie artikelen over de financiële administratie, bewaarplicht van administratieve bescheiden en de eisen waaraan facturen moeten voldoen voor aftrek van de kosten en btw voorbelasting.
Wilt u hier meer over weten? Houd dan onze website in de gaten.